Categories:

Persidangan Yang Efektif Dan Bermakna

Persidangan Yang Efektif Dan Bermakna
Sebuah Refleksi Pemikiran dan Harapan

Pendahuluan

Gereja sebagai sebuah organisasi tentunya membutuhkan sebuah kegiatan formal dimana anggotanya baik perorangan ataupun perwakilan untuk bisa berkumpul, bertatap muka dan berdialog dalam bentuk rapat ataupun persidangan untuk mengevaluasi diri, memikirkan, membahas, merencanakan dan memutuskan strategi untuk mengembangkan gerejanya. Pertemuan yang secara rutin dan berkala dilaksanakan tersebut tentunya membutuhkan persiapan baik fisik, psikis, materi/dokumen maupun finansial yang terkadang tidak sedikit jumlahnya, oleh sebab itu sebagai konsekuensinya maka kegiatan tersebut tentunya harus dilaksanakan secara efektif  dalam penggunaan waktu dan mekanisme, efisien dalam penggunaan dana serta keputusan yang dihasilkan memiliki makna yang cukup besar khususnya bagi gereja dan warganya. Untuk mencapai hasil maksimal sebuah rapat/ persidangan sangatlah ditentukan oleh kematangan persiapan, materi/dokumen yang tersedia, partisipasi aktif dan kemampuan peserta dalam proses pembahasan, serta kebijakan, keluwesan dan wawasan pimpinan rapat/sidang dalam merumuskan keputusan, walaupun secara teologis tentunya karya/pimpinan Roh Kudus jauh lebih menentukan keberhasilan tersebut.

Gereja walaupun merupakan institusi yang mengedepankan etika, moral dan iman, namun dalam setiap rapat/persidangan tidak selalu mampu mengedepankan ketiga hal tersebut karena sifat ke”manusiaan” itu sendiri sehingga terkadang emosi sesaat, perdebatan yang diluar nalar ataupun lupa terhadap campur tangan Tuhan juga masih sering mengemuka. Greja Kristen Jawi Wetan telah memiliki Pranata Tentang Rapat-rapat yang tertuang dalam Tata dan Pranata GKJW yang mendasari pelaksanaan rapat/persidangan di setiap lingkup, tentunya menjadi dasar yang legal dan kuat dalam mempersiapkan pelaksanaannya. Sebagai bagian dari GKJW, penulis yang selama 3 (tiga) daur telah aktif dalam pelayanan di lintas bidang secara spesifik di Komperlitbang, mencoba untuk menyampaikan sebuah refleksi pemikiran khususnya persidangan MD maupun MA dengan harapan akan dapat lebih meningkatkan kualitas dari persidangan di GKJW.

Latar Belakang
Persidangan MD maupun MA telah berjalan secara rutin dan berkala (kecuali sidang istimewa MA) dari tahun ke tahun dan penulis telah mencoba mencermati, mengamati dan menganalisa sebagian persidangan yang penulis hadiri. Penulis berpendapat bahwa persidangan-persidangan yang ada selama telah berlangsung ini masih perlu dikembangkan lagi agar lebih efektif dan bermakna. Beberapa indikator yang mendasari dan mendorong penulis untuk menyampaikan tulisan ini adalah :

  1. Pengambilan keputusan dalam sidang paripurna yang terkadang masih bertele-tele, tidak ada yang mau mengalah, saling mempertahankan dan pemimpin sidang kesulitan dalam mengambil jalan tengah, namun terkadang justru tidak segera dapat disimpulkan karena selalu terpengaruh oleh usulan-usul yang saling bermunculan bahkan bertentangan.
  2. Beberapa materi/dokumen persidangan yang kurang lengkap, bahkan ada Jemaat/Badan Pembantu yang tidak menyiapkan/menyerahkan dokumen sama sekali pada saat sidang mulai berlangsung. Ketidaklengkapan dokumen yang sangat mempengaruhi proses persidangan adalah minimnya usulan/masukan untuk materi bahasan persidangan.
  3. Hasil keputusan yang terkadang masih rancu antara akta dan catatan, serta adanya persoalan dalam penggunaan kata dan penyusunan kalimat keputusan.
  4. Dalam pembahasan di rapat seksi sering berputar-putar dan terkadang materi yang akan dibahas masih cari-cari dahulu.
  5. Tidak dimilikinya indeks akta sidang sering menghambat proses pembahasan.
  6. Sering tidak dilaksanakannya persiapan khusus sebelum sidang berlangsung untuk mempersiapkan materi bahasan dalam rapat seksi, selain pertemuan teknis dan distribusi materi menjelang pelaksanaan rapat seksi.
  7. Perbedaan pelaksanaan lama persidangan dengan argumentasi masing masing, ada yang 2 (dua) hari dan ada pula yang 3 (tiga) hari persidangan. Yang tiga hari tidak selalu lebih berkualitas dari yang tiga hari dan yang dua hari juga tidak selalu lebih efektif dari yang tiga hari.
  8. Belum semua peserta persidangan berpartisipasi aktif dalam proses pembahasan untuk pengambilan rancangan keputusan.
  9. Keterlambatan distribusi akta sidang dan kurang/tidak adanya laporan/evaluasi  pelaksanaan akta sidang sebelumnya sering menjadikan akta/keputusan tersebut menjadi tidak bermakna, terlebih jika akta tersebut hanya terarsip rapi di kantor gereja tanpa sampai sasaran akta tersebut.

Data menunjukkan bahwa selama 3 (tahun) terakhir persidangan MA telah menghasilkan akta yang menarik untuk disimak/dianalisa:

Ternyata produk akta yang berhubungan anggaran/keuangan lebih banyak atau mungkin lebih menarik (?) daripada bidang pelayanan yang didominasi oleh persoalan penatalayanan; lalu bagaimana dengan bidang persekutuan?

Landasan Kegiatan Persidangan

  1. Secara teologis bahwa persidangan MD/MA haruslah menjadi sebuah perwujudan GKJW sebagai satu tubuh dan satu keluarga Allah yang terpanggil untuk hidup bersama dalam satu hati dan satu pikir. (Pranata Tentang Rapat-rapat Bab I Pasal 1 Ayat 1).
  2. Pada ayat 2 tertuang bahwa fungsi utama persidangan MD/MA diharapkan dapat menjadi tempat untuk :
    - bersama-sama berdoa
    - mencari kehendak Allah
    - berkomunikasi
    - bermusyawarah
    - mengambil keputusan
    - saling membina
    - saling menggembalakan
  3. Pada pasal 2 bahwa persidangan MD/MA diharapkan mencirikan:
    - Kehadiran Roh Kudus (wibawa, daya kekuatan, kasih, tertib dan pengendalian diri)
    - Keputusan yang dihasilkan merupakan permufakatan seluruh peserta

Materi Persidangan

Dokumen/materi sebuah persidangan MD/MA yang merupakan sebagian besar dari bahan pembahasan pada rapat seksi meliputi :

- Tulisan/pernyataan strategis dari ketua Majelis Daerah/Agung
- Laporan pertanggungjawaban keuangan
- Laporan kegiatan pelaksanaan dan rencana PKT dari Badan Pembantu
- Laporan kegiatan yayasan milik GKJW

Dalam realitas pada umumnya yang menjadi sorotan utama tanggapan peserta sidang adalah laporan keuangan dan yang paling dominan menjadi topik bahasan dalam rapat seksi adalah usulan/masukan,  laporan pelaksanaan PKT dari Badan Pembantu dan pernyataan strategis ketua Majelis (yang sering masih dicari-cari dalam proses rapat seksi), sedangkan laporan pelaksanaan akta sidang sebelumnya dan perkembangan data warga hanya sekilas pembahasannya dan bahkan hampir tidak pernah tersentuh.

Bedasarkan substansi secara matriks dapatlah dipaparkan sebagai berikut:

Laporan Pelayan Harian

Substansi Tujuan pembahasan Salah satu kriteria untuk dapat diangkat dalam persidangan
Pernyataan strategis Ketua Majelis Untuk menindaklanjuti hasil pemikiran Pelayan Harian Apabila topik tersebut sangat penting, urgen dan berdampak signifikan terhadap kehidupan bergereja saat ini
Laporan keuangan Evaluasi terhadap keakuratan pengelolaan keuangan, efisiensi dan kerasionalan penggunaan anggaran Apabila terjadi perbedaan yang signifikan antara pengawas & bendahara, adanya non efiensi dan ke-irasionalan penggunaan anggaran
Laporan BP & usulan PKT Untuk mengetahui kinerja BP dalam menjalankan proyek & penggunaan anggaranya serta analisa terhadap rancangan PKT yang diusulkan Apabila BP mengalami masalah baik personal ataupun pendanaan dalam menjalankan PKT nya dan rancangan PKT dapat diusulkan untuk disahkan jika rencana proyek dan anggarannya rasional
Laporan Yayasan Untuk menentukan kebijakan GKJW terhadap semua persoalan yang dihadapi yayasan Apabila persoalan yayasan tersebut dapat mempengaruhi kehidupan bergereja dan membutuhkan partisipasi positif dari warga gereja

Laporan Jemaat/Daerah

Perkembangan data warga Untuk melihat dan menganalisa terjadinya perubahan data warga baik jumlah maupun kehadiran dalam ibadah Apabila terjadi mutasi data warga yang cukup signifikan terutama karena perpindahan keyakinan dan progres kehadiran warga dalam ibadah/persekutuan
Ketercapaian PKT Untuk melihat sejauh mana jemaat/daerah dalam melaksanakan PKT nya Apabila terjadi ketercapaian proyek yang sangat rendah pada BP tertentu dari sebagian besar jemaat/daerah yang dipengaruhi atau mempengaruhi lingkup di atasnya
Laporan pelaksanaan akta Untuk melihat apakah akta/keputusan sidang sebelumnya sudah/bisa dilaksanakan oleh jemaat/daerah peserta sidang Apabila akta sidang sebelumnya tidak dapat dilaksanakan oleh sebagian besar pelaksana akta maka perlu dipertimbangkan sebuah revisi, kalau perlu pencabutan akta dan dimungkinkan dimunculkan akta baru yang lebih operasional
Keberhasilan & hambatan Untuk melihat kemungkinan keberhasilan sebuah jemaat/daerah dalam pelayanannya dapat dijadikan strategi oleh jemaat/daerah yang lain dan hambatan-hambatan yang ada dapat dicarikan solusi oleh persidangan Apabila sebuah jemaat/daerah mempunyai strategi/kiat khusus dari sebuah keberhasilan dalam pelayanan gereja dan “layak” diangkat menjadi strategi umum dan terjadi hambatan pada sebagian besar jemaat/daerah dalam pelayanannya dan “layak” untuk dicarikan solusi dalam persidangan
Usulan/masukan Untuk mengetahui sejauh mana dan apa saja yang diharapkan jemaat/daerah demi pengembangan gereja Apabila usulan tersebut belum pernah muncul dalam persidangan, pernah muncul tetapi belum pernah dibahas, pernah dibahas tetapi belum pernah diaktakan padahal sangan substansial dan usulan tersebut rasional, urgen, penting, berdampak positif bagi sebagian besar jemaat/daerah dan bukan untuk kepentingan jemaat/daerah pengusul saja.

Sayangnya sebuah ide/gagasan positif dari peserta yang terkadang muncul dalam proses persidangan tidak dapat menjadi materi persidangan karena terikat oleh aturan persidangan yang yang berlaku. Dengan demikian maka tentunya tidak ada materi/dokumen yang sia-sia disajikan dalam persidangan, tetapi bukan berarti persidangan akan manjadi lama pelaksanaannya tetapi hal ini dapat diatasi nantinya dengan efektifitas dalam proses pembahasan dan perancangan keputusannya. Kualitas materi sidang yang semakin perlu untuk ditingkatkan, bukan berarti kuantitas materi sidang yang besar menunjukkan kualitas yang baik dari materi dan sebaliknya kuantitas yang kecil tidak juga berarti materi yang kurang berkualitas, tetapi ketajaman jemaat/daerah dalam menangkap fenomena sekitar persoalan gereja dan mewujudkannya dalam sebuah ide/gagasan riil sangatlah menentukan kualitas materi sidang itu sendiri.

Agar lebih efektif lagi dari sisi materi persidangan maka diperlukan pertemuan khusus antara calon pemimpin sidang, jemaat/daerah pengusul (ketua Jemaat/MD), Komperlitbang dan ketua & sekretaris rapat seksi untuk:

Perencanaan Rancangan Keputusan

1. Pembahasan Materi Persidangan

Dalam pembahasan materi persidangan di rapat seksi, ketua (pengarah pembahasan) dan sekretaris (dokumentasi hasil pembahasan) mempunyai peran yang sangat penting terhadap keberhasilan pembahasan,  oleh sebab itu diperlukan:

Majelis Agung GKJW

Selain gambaran skematik proses pengambilan rantus di atas, untuk menentukan status rancangan keputusan dapat juga menggunakan kriteria sebagai berikut:

b. Pemahaman verbal/ bahasa penulisan rancangan keputusan


Salah satu hal yang menjadi masih persoalan khususnya dalam persidangan MD adalah penggunaan instilah pada rancangan keputusan sesuai dengan status yang diusulkan yang tidak jarang setelah disahkan penulisan diserahkan kepada sekretaris Pelayan Harian MD/MA. Untuk memudahkan penulisan dalam rancangan keputusan sesuai dengan statusnya maka berikut adalah rambu-rambu kalimat perintah operasional yang dapat dipakai.

-  Diputuskan langsung oleh persidangan, kalimat operasional yang dapat dipakai adalah:

  • Sidang menerima ………………………………….
  • Sidang memutuskan ……………………………..
  • Sidang mengesahkan ……………………………
  • Sidang menyetujui ………………………………..
  • Sidang menetapkan …………………………….. , dsb.

-  Keputusan melalui pemandatan, kalimat operasional yang dapat dipakai adalah: Sidang menugasi/memandati  PHMA (c.q. ………….) untuk ……………..

  • Memprogramkan …………………………………………
  • Mengkaji/mendiskusikan ………………………………
  • Melaksanakan/menjalankan …………………………
  • Merevisi/mengubah ……………………………………..
  • Mendistribusikan …………………………………………
  • Merancang/membuat/menyusun ……………………
  • Menambahkan/mengurangi …………………………..
  • Menata ……………………………………………………….
  • Merealisasikan ……………………………………………. , dsb.

-  Mengingatkan

-  Mendorong

-  Menghimbau

-  Memotivasi

-  Membimbing

-  Mendampingi

-  Mendoakan

-  Membina

-  Menyuarakan

-  Mempertimbangkan

-  Memikirkan

-  Mengantisipasi, dsb.

Namun apapun istilah yang akan dipakai yang penting adalah bahwa peserta sidang harus memahami makna yang terkandung dari rancangan keputusan tersebut, dan penulisan keputusan/akta sebaiknya dituntaskan  pada saat persidangan dan tidak diserahkan sekretariat MD/MA yang terkadang peserta sidang pangling dengan apa yang pernah bersama-sama diputuskannya.

2. Pengambilan keputusan

Bagian mekanisme persidangan yang teramat penting adalah proses pengambilan keputusan dalam sidang pleno. Pengambilan keputusan dalam persidangan akan menjadi lebih efektif jika:

Hal yang sangat penting untuk dipahami dalam pengambilan keputusan ialah bahwa pengambilan keputusan dalam persidangan gerejawi adalah pengambilan keputusan yang mengandalkan kehadiran Roh Kudus seperti tertuang dalam 1 Tesalonika 5:21 dan Amsal 15:22, disamping penalaran yang obyektif, rasional dan realistis serta keputusan yang dihasilkan hanyalah berorientasi dan bermakna/bermanfaat bagi kepentingan pertumbuhan dan perkembangan gereja khususnya GKJW.

Tindak Lanjut Persidangan

Sebuah persidangan yang telah dilaksanakan dengan pengerahan tenaga yang banyak, anggaran yang cukup besar dan waktu yang relatif lama tentunya akan bermakna jika ada tindak lanjut terhadap hasil persidangan. Dari indikator-indikator yang ada menunjukkan bahwa persidangan satu dengan persidangan berikut/sebelumnya hampir seperti potongan kegiatan yang saling terpisah dan bukan rangkaian kegiatan yang saling bertautan. Indikator yang paling tampak adalah kurangnya respon/pembahasan terhadap pelaksanaan akta sidang sebelumnya. Dari indeks akta sidang sangatlah jelas adanya pengulangan keputusan sementara keputusan yang lama belum jelas pelaksanaannya, bahkan ada beberapa keputusan sidang yang tidak pernah dilaksanakan dan tidak apa-apa, artinya tidak ada yang menggugat, disamping itu status keputusan bisa berubah setelah akta tulis dibagikan dengan tanpa melalui persidangan berikutnya. Kenyataan data menunjukkan bahwa hasil keputusan sidang tidak banyak tersampaikan pada anggota MD/Jemaat/warga. Sungguh ini sebuah hal yang harus kita cermati bersama, oleh sebab itu jika kita telah meminta partisipasi warga baik tenaga maupun dana maka agar persidangan kita ini bermakna dan bermanfaat bagi gereja dan warga gereja khususnya GKJW, terbuka terhadap hasil persidangan maka alangkah sebaiknya jika secara jelas diprogramkannya sosialisasi hasil-hasil persidangan secara terstruktur, terencana dan rutin, terbuka terhadap masukan-masukan serta perlu diadakannya evaluasi terhadap setiap pelaksanaan persidangan di akhir sidang.

Penutup

Kiranya tulisan ini dapat menjadi bahan renungan dan evaluasi diri kita sendiri (auto kritik) sebagai bagian dari pelaksana persidangan (para anggota MD/MA). Persidangan GKJW membutuhkan ide-ide kreatif dari siapapun yang menjadi bagian tak terpisahkan dari GKJW yang kita cintai ini, gereja harus siap dengan perubahan untuk menjadi lebih baik dan mandiri. Tuhan memberkati.

Related Posts

By Thomas Supriyanto on 27/06/2012 · Posted in Artikel


Author: Thomas Supriyanto


1 Comment

budi

Saya setuju sekali jika dalam persidangan harus memutuskan hal-hal yang dapat memberi manfaat dan dapat dirasakan oleh warga karena dana yg dibutuhkan untuk kegiatan sidang tidak sedikit, harus dipertanggungjawabkan pada warga lagi.nuwun

Posted on July 30th, 2012

Post Comment